O escritor e palestrante americano Dale Carnegie costumava filosofar sobre a produtividade. Ele dizia:
Faça o trabalho duro primeiro. O trabalho fácil se resolverá por si mesmo.
Pode parecer óbvio, mas nem sempre é fácil fazer o que realmente devemos fazer. Empresas de todos os tipos e tamanhos enfrentam o problema da gestão da produtividade. Não basta apenas produzir mais, é preciso produzir bem, de modo sustentável e com valor pleno ao perfil de cada colaborador.
Produtividade é algo que depende diretamente de organização, disciplina e um constante aprendizado. Quanto mais compreendemos sobre os processos empresariais, mais competente se torna a gestão da capacidade produtiva.
Para grandes estudiosos do mercado empresarial como Peter Drucker, Michael Eugene Porter e Henry Mintzberg, uma empresa só poderá se firmar diante de seus clientes se souber gerenciar sua capacidade de produzir tanto bens e serviços quanto a produção de bem-estar e equidade para seus colaboradores.
Hoje a equipe Tecgira selecionou 3 passos importantes para quem deseja aumentar a produtividade empresarial sem perder qualidade e sem grandes investimentos. Acompanhe o texto.
1 – Aprimore a comunicação interna de sua empresa
O primeiro passo para uma empresa mais produtiva é estabelecer uma comunicação interna de qualidade entre os colaboradores.
Quando falamos em produtividade estamos falando diretamente sobre como resolver problemas cada vez mais complexos gastando menos tempo e dinheiro. Nem sempre é uma equação fácil.
Para solucionar problemas é preciso compreender como os problemas se desenvolvem – e isso só é possível através de uma boa comunicação. Empresas sem um planejamento de troca de informações acabam gastando muita energia e dinheiro em processos relativamente simples. Isso representa enormes prejuízos financeiros e de mão de obra.
Para isso é preciso utilizar as ferramentas certas. Confira algumas dicas:
- Apps de trabalho em equipe: aplicativos como Slack, Asana, Trello ou mesmo mensageiros de texto como Telegram e Whatsapp podem colaborar para a boa troca de informações, sem ruídos nem interferências.
- Mural de recados: um simples quadro de cortiça e pequenos post-its podem ajudar a sua equipe a compreender melhor as tarefas da semana. Deixe o quadro num local de fácil visualização e atualize as informações diariamente.
- Quadro de processos: diferente do quadro de recados, aqui temos uma lousa onde são rascunhados os processos de criação e resolução de problemas.
- Caixa de sugestões ou recados: uma simples caixa para receber sugestões, críticas ou recados pode fazer muita diferença na hora de criar um plano de produtividade corporativa.
2 – Desenvolva uma cultura empresarial focada em resultados
Algumas empresas possuem uma lógica criativa baseada apenas no acaso. Sem um sistema métrico eficiente, ou uma cultura empresarial coesa, torna-se impossível saber ser sua empresa está ou não sendo produtiva de verdade. Mas afinal, o que é uma cultura empresarial?
Segundo o site Endeavor a cultura empresarial é:
“[uma cultura] composta essencialmente do que comunicamos, em todas as suas formas, e o significado que as pessoas derivam disto. Desde a escolha do local físico, do mobiliário, da forma como o espaço está dividido, do nome, da grafia, das cores, do jeito como falamos, das palavras que escolhemos ao tom de voz que usamos em cada situação…”
E como a cultura empresarial pode colaborar para uma organização mais produtiva? De muitas maneiras, mas principalmente ao validar os comportamentos eficientes e evitando rotinas ineficientes. A cultura empresarial funciona como um conjunto de diretrizes que deve ser seguido por todos dentro da corporação.
Se o atraso para a entrega de projetos, a falta de comprometimento e má comunicação interna forem parte da cultura de sua empresa, dificilmente ela se tornará um ambiente amigável e produtivo para se trabalhar. Algumas mudanças podem ajudar a obter resultados mais eficientes. Veja só:
- Todas as tarefas precisam de prazos claros.
- Toda equipe precisa de desafios e estímulo para progredir.
- Todos os funcionários precisam de feedbacks honestos e diretos.
- Todos os resultados obtidos precisam ser celebrados e valorizados.
- Toda a empresa precisa ter valores claros e se ater a eles com dedicação.
3 – Aprenda a avaliar os principais KPIs de sua empresa
KPI é a sigla em inglês para a expressão Key Performance Indicator, ou em português, Indicadores-Chave de Desempenho.
O KPI é uma metodologia que pode envolver diferentes setores de uma empresa para responder a uma simples pergunta: essa estratégia está dando certo? Sem um KPI confiável é pouco provável que o gestor consiga avaliar com clareza o cenário no qual sua empresa está inserido.
Podemos medir os KPIs de diferentes áreas como vendas, lucros, contatos com clientes e também produtividade. Os principais métodos de medição de produtividade de uma empresa avaliam a relação investimento x retorno dentro de um projeto. Os KPIs servem ainda para:
- Apontar os setores da empresa com problemas (exemplo: funcionários com dificuldades para bater metas, produtos com baixa rotatividade).
- Acompanhar os processos e apontar eventuais melhorias no uso de recursos.
- Medir a satisfação dos clientes.
- Estabelecer parâmetros confiáveis para promoções, aumentos e bonificações baseados em produtividade.
Cada empresa possui o seu modo de criar e medir seus KPIs, mas é importante atentar para os seguintes parâmetros:
ROI
ROI, Return over investment, ou Retorno sobre o investimento é um KPI que facilita o cálculo do potencial lucro em relação aos recursos investidos. Ele pode ser aplicado sobre uma empresa, projeto ou produto. Sua fórmula é bem simples:
ROI = Ganho obtido – Investimento / Investimento
No caso da produtividade o ROI pode indicar uma relação entre trabalho empregado e resultado final de lucros. Quanto maior o lucro, maior o retorno e, consequentemente, mais produtivo foi o processo.
CPI
CPI, Cost Performance Index, ou Índice de custo de performance, é um KPI que mede a relação entre desempenho e gastos dentro de um projeto especifico. A fórmula usada para calcular o CPI é:
CPI = (custo realizado do orçamento) / (custo atual do trabalho realizado).
Desta forma é possível comparar o valor empregado no orçamento inicial e compara-lo ao custo final do trabalho ao final do processo. Se o índice tiver um valor maior que 1 indica que o projeto está tendo um bom desempenho em relação ao orçamento. Um CPI de 1 significa que o projeto está executando dentro do orçamento. Um CPI menor que 1 significa que o projeto está acima do orçamento.
Concluindo
O comprometimento com a produtividade deve ser a pauta número 1 de sua empresa. Num ambiente comercial de alta competitividade, empresas que não criam estratégias para aumentar o desempenho interno acabam sendo superadas por seus concorrentes.
É importante lembrar que não existe uma fórmula mágica para a produtividade. Ela é a combinação de diversos fatores – de análises estatísticas até o uso de ferramentas tecnológicas.
É possível usar programas como Excel, Microsoft BI ou até um sistema de automação comercial ERP para computar e validar essas informações. Na outra ponta do processo, o bom e velho quadro de avisos, papel e caneta são fundamentais para que cada funcionário registre seu progresso e informe suas sugestões.
E você? Possui alguma dica especial para manter a produtividade lá no topo? Compartilhe conosco nos comentários.
